İŞ GÜVENLİĞİNDE KAIZEN ANLAYIŞI

"Kaizen", Japonya’da iş dünyasında etkin bir şekilde kullanılan bir metodolojidir.

"Kai" kelimesi değişimi, "zen" ise iyileştirmeyi ifade eder. Genel olarak kaizen, sürekli iyileştirme kavramıyla tanınır.

Mantık, düzen ve disiplini maliyet bilinciyle bütünleştiren kaizen yaklaşımının hedefi, süreçleri daha verimli ve iyileştirilmiş hale getirmektir. Kaizen uygulaması ilk olarak II. Dünya Savaşı sonrasında Toyota’nın üretim süreçlerinde kullanılmıştır.

Kaizen prensipleri, bir şirket veya kuruluş içinde küçük, fakat devamlı gelişmeler sağlamayı hedefler. Bu gelişmeler, üretimden maliyete, kaliteden hizmete ve çalışanların moraline kadar geniş bir yelpazede uygulanabilir.

Kaizen anlayışı, özellikle 1980’lerin sonlarında Japon sanayisinde popülerlik kazanmış ve günümüzde dünya genelinde pek çok şirket tarafından benimsenmiştir.

Kaizen’in şirketlere nasıl fayda sağladığı, hangi alanlarda kullanıldığı ve verimliliği nasıl artırdığı konusunda daha fazla bilgiyi yazımızda bulabilirsiniz.

"Kaizen Anlayışı" ve Süreci

Kaizen, şirketlerin hem finansal hem de manevi gücünü artıran bir yaklaşımdır. İşletmelerde uygulanan Kaizen, üretim sürecinin her evresinde devamlı iyileştirmeler yapılmasını hedefler. Bu, üretim hattındaki çalışanların ya da tüm işletmenin çalışma prosedürlerini sürekli geliştirmek için öneriler sunmasını ve bunların hayata geçirilmesini kapsar.

Bu sürekli iyileştirme süreci, üretim verimliliğini artırma, hata oranlarını düşürme ve müşteri tatminini yükseltme gibi amaçlar doğrultusunda gerçekleştirilir.
Kaizen anlayışı ve uygulamasında aşağıda paylaştığımız adımlar izlenir:

1- Hedef Belirleme

Kaizen sürecinde ilk olarak hedefler tanımlanır. Bu hedefler, maliyetleri düşürme, verimliliği yükseltme, kaliteyi iyileştirme, müşteri memnuniyetini artırma gibi işletme odaklı olabilir.

2- Durum Analizi

Hedefler belirlendikten sonra, mevcut durum detaylı bir şekilde analiz edilir. Bu analiz, iş süreçlerinin nasıl işlediğini, mevcut problemlerin ne olduğunu ve etkili olan faktörleri ortaya koyar.

3- Planlama

Hedefler ve durum analizinin ardından, iyileştirme faaliyetleri için bir planlama yapılır. Bu plan, hangi iyileştirmelerin ne zaman ve nasıl yapılacağını, gereken kaynakları ve sorumlulukları içerir

4- Uygulama

Planlandıktan sonra, iyileştirme faaliyetleri hayata geçirilir. Çalışanların bu sürece katılımı teşvik edilir ve ilerleme sürekli olarak takip edilir.

5- İzleme ve Değerlendirme

Uygulama aşamasında, iyileştirme faaliyetlerinin etkinliği gözlemlenir ve değerlendirilir. Bu süreçte, hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığı, kaynakların etkin kullanılıp kullanılmadığı ve sonuçların ne olduğu gibi konular değerlendirilir.

6- Standartlaştırma

İyileştirme faaliyetlerinin sonuçları incelendikten sonra, geliştirilen iş süreçleri standart hale getirilir. Böylece iyileştirmeler kalıcılaştırılır ve sürekli uygulanır.

"Kaizen Felsefesi" Nedir?

Kaizen felsefesi, bireylerin ve organizasyonların sürekli olarak kendilerini geliştirmeleri gerektiğini savunur. Bu, kişisel yaşamda, iş dünyasında veya endüstriyel firmalarda olsun, her zaman daha yüksek bir seviyeye ulaşmayı hedefler.

Kaizen anlayışına göre, hiçbir firma kendini “en iyi” olarak tanımlayamaz çünkü bu felsefede mükemmellik diye bir kavram yoktur.

Japonların disiplin ve çalışkanlıkla elde ettiği küresel takdir, kaizen sayesinde hem kısa vadeli iyileştirmeleri hem de uzun vadeli gelişmeyi hedefler. Mevcut kapasiteyi daha verimli kullanarak, tembellik ve üşengeçlikten kaçınmak mümkündür. Önemli olan, bu felsefeye inanarak harekete geçmektir.

Kaizen, genel olarak toplam kalite yönetimi, verimlilik, kalite geliştirme, hata olmaksızın üretim, ürün geliştirme, takım çalışması, otomasyon ve kalite halkaları gibi konseptleri içerir. Kaizen süreçlerine tüm çalışanların dahil olması, bireysel çalışma yerine takım ruhuyla hareket etme bilincini pekiştirir.

Çalışanların görüşlerinin alınması, onların kendilerini değerli hissetmelerini ve işlerine katkıda bulunmalarını sağlar.

Standartlaştırma süreci sayesinde, ayrılan bir çalışanın yerine gelen yeni kişi aynı süreci sürdürebilir. Maliyetleri azaltmaya ve israfı önlemeye yardımcı olur. Diğer her metodoloji ve uygulamada olduğu gibi, kaizenin de kendine özgü prensipleri vardır.

Kaizen Yöntemleri Nelerdir?

Günümüzde rekabetçi şirketlerin analizleri yapıldığında, toplam kalite anlayışının benimsenmiş olduğu açıkça görülebilir. Toplam kalite yönetimi içinde kritik bir yere sahip olan Kaizen felsefesi, önem kazanmaya ve daha geniş bir alanda kabul görmeye devam etmektedir.

Kaizen yöntemleri arasında en sık rastlanan çeşitleri ise aşağıda paylaştık:

5S Yöntemi

İş yerlerinin düzenini sağlamak ve temizliğini korumak amacıyla kullanılan bir sistemdir. 5S, “seiri, seiton, seiso, seiketsu ve shitsuke” adlı Japonca beş terimden türetilmiştir.

KPI (Anahtar Performans Göstergesi)
Bir işletmenin veya kurumun performansını ölçmek ve gelecekteki yönünü belirlemek için kullanılan kritik ölçütlerdir. KPI’lar, belirlenen hedeflere veya amaçlara ulaşmada kilit öneme sahip metriklerdir ve bir işletmenin mevcut durumunu ve atması gereken adımları belirlemesine yardımcı olur.

Poka-Yoke

İşletmelerde hataları veya kusurları önlemek için tasarlanmış bir sistemdir.

Kurumsal Wellbeing

Çalışanların fiziksel, zihinsel ve sosyal sağlığını ön planda tutan bir yaklaşımdır. Bu, çalışanların iş ve özel yaşamları arasında denge kurmalarını ve iş hayatından ayrıldıklarında sağlıklı bir yaşam sürdürmelerini destekler. Aynı zamanda sosyal ilişkiler, kişisel gelişim ve finansal refah gibi alanlarda da çalışanlara yardımcı olur.

Standardizasyon

İş süreçlerini ve çalışma yöntemlerini standart bir düzene sokmak için kullanılır.

Kanban

Üretim ve tedarik zinciri süreçlerini düzenlemek ve optimize etmek için kullanılan bir yöntemdir.

Andon

Üretim sürecinde meydana gelen sorunları ve arızaları hızla tespit etmek için kullanılan bir sistemdir.

Kaizen Nerelerde Kullanılır?

Kaizen metodolojisi, üretim, hizmet ve yönetim gibi alanlarda yaygın olarak uygulanmaktadır. Endüstriyel faaliyetlerde sıklıkla başvurulan Kaizen yaklaşımları, üretim süreçlerinde etkin ve hızlı çözümler sunar. İnsan kaynakları departmanları da, şirket içi iletişimi geliştirmek ve standart bir düzeye getirmek amacıyla Kaizen tekniklerini benimseyebilir.

Kaizen Çeşitleri Nelerdir?

Kaizen, çalışanların kişisel ve mesleki gelişimine büyük önem verir ve performanslarının yanı sıra süreçlere yaptıkları katkılara da değer katar.

Süreçlerin değerlendirilmesi açısından, zaman yönetimindeki verimlilik artışı, teknolojik ve ekonomik gelişmelere çabuk adaptasyon ve maliyetlerin düşürülmesi gibi avantajlar sunar.

Teknoloji perspektifinden bakıldığında ise, yeni teknolojilere kolay uyum sağlama, teknolojiler arası dönüşüm ve iş akışlarının basitleştirilmesi gibi fırsatlar ortaya çıkar.
Kaizen yaklaşımlarının çeşitleri üç ana kategori altında inceleyebiliriz:

Hızlı Kaizen

Bu tür, kök sebebin belirlenmesine gerek kalmadan hızlı ve etkili bir şekilde uygulanabilir ve ekipler sadece iki kişiden oluşabilir. Fiziksel ortamın iyileştirilmesi, kirliliğin önlenmesi ve iş güvenliği iyileştirmeleri hızlı kaizen örnekleri arasındadır.

Standart Kaizen

Genellikle orta düzeydeki iyileştirmeler için tercih edilir ve metodolojik bir yaklaşımla ilerlenir. Ekipler genellikle üç ila dört kişiden oluşur. Kök sebep analizi ile sorunların temeline inilir ve alınan önlemlerle süreçlerin etkinliği artırılır. Elbette, sürecin devamlılığı da sağlanmalıdır.

Majör Kaizen

Daha karmaşık ve kronik sorunların çözümünde kullanılır. Çözümler, daha uzun süreçlerde ve küçük adımlarla, üç ila yedi kişilik ekiplerin katılımıyla gerçekleştirilir.

Akış diyagramları ile her süreç ayrıntılı bir şekilde görselleştirilir ve farklı departmanların katılımıyla sürece yeni perspektifler kazandırılır. İleri düzey kaizen uygulamaları, yeşil ve siyah kuşaklı yalın uzmanları tarafından yürütülür.

Kaizen Tekniği Nasıl Uygulanır?

Kaizen metodunun esası, günlük işlerde yapılan küçük değişikliklerin zamanla büyük yararlar doğurmasını hedeflemektir.

Bu teknik, basit ve uygulanması kolay değişikliklerin öncelikli olarak hayata geçirilmesini vurgular ve bu değişikliklerin düzenli olarak, her gün veya sık sık yapılması gerektiğini belirtir.

Kaizen’in temel felsefesi, mükemmellik arayışının asla sona ermeyen bir süreç olduğunu kabul etmektir. Kaizen, kalite artışını hedefleyen sürekli bir mükemmellik arayışını ve tüm çalışanların kaliteyi artırmak için çaba göstermesini teşvik eder.

Kaizen uygulaması son derece basittir ve herkes tarafından rahatlıkla gerçekleştirilebilir. İlk olarak, kaliteyi artırma sorumluluğunun herkes tarafından üstlenilmesi gerektiği anlaşılmalıdır.

Sonrasında, çalışanların her gün kaliteyi artırmaya yönelik çabaları desteklenmelidir. Günlük yapılan değişikliklerin kayıt altına alınması ve değerlendirilmesi, Kaizen metodunun etkin bir şekilde uygulanmasını sağlar.

Kaizen anlayışında, gelişim sürekli bir süreçtir ve iyileştirilemeyecek hiçbir alan yoktur. Bu yaklaşımda, “iyileştirme tamamlandı” demek mümkün değildir. Kaizen, iş dünyasında olduğu kadar günlük yaşamda da bireylerin kendilerini geliştirmeleri için kullanılabilir.

Mesela, hızlı kilo vermek yerine, küçük ve kalıcı adımlarla kilo vermek, motivasyonunuzu korumanıza yardımcı olur. Ya da düzenli kitap okuma alışkanlığı edinmek istiyorsanız, günlük okuma limitinizi 5 – 10 sayfa olarak belirleyerek başlayıp, bu miktarı zamanla artırabilirsiniz.
Kaizen yaklaşımının dikkate alınması gereken noktaları şunlardır:

• Sorunların kabul edilmesi
• Düşük maliyetli projelerin tercih edilmesi
• Takım ruhuyla, “biz” odaklı ilerlenmesi
• Amacın yalnızca ekonomik çıkarlardan ibaret olmaması
• Önceliklerin baştan doğru belirlenmesi
• PUKÖ (Planla, Uygula, Kontrol Et, Önlem Al) döngüsünün takip edilmesi
• Uygun ve etkili çözüm yöntemlerinin seçilmesi

Kaizen Anlayışının İşletmeler için Yararları Nelerdir?

Kaizen anlayışı, işletmelerde hem çalışanlar hem de müşteriler açısından çeşitli faydalar sunar. Kaizen’in sağladığı avantajlar aşağıdaki gibi özetlenebilir:

• Maliyetleri düşürme
• Verimliliği yükseltme
• Kaliteyi iyileştirme
• Müşteri tatminini artırma
• Çalışan memnuniyetini yükseltme
• Üretim sürecinin hızlanması
• İşletmeye katılımcı bir kültür kazandırma
• Çalışanlar ile yönetim arasındaki ilişkileri düzenleme
• Çalışma şartlarını geliştirme

Kaizen Anlayışının Bireysel Ve Kurumsal Gelişime Katkısı

Kaizen anlayışı, hem bireylerin hem de şirketlerin gelişimine derin bir etki yapar. Bu Japon düşünce sistemi, sürekli iyileşmeyi ifade eder ve iş yerlerinde uygulandığında, bireylerin ve şirketlerin verimliliği istikrarlı bir şekilde yükseltilebilir. Kaizen prensiplerini benimseyen kişiler ve kurumlar, sürekli iyileştirme sürecinin faydalarını kavrar ve bu sayede daha istikrarlı ve gelişmiş sonuçlar elde edebilirler.

Bireyler açısından, Kaizen yaklaşımı, iş performansını artırma potansiyeline sahiptir. Kaizen uygulamaları, kişinin kendi iş süreçlerini incelemesine ve zaman ile kaynakları daha verimli kullanmasına olanak tanır. Kaizen metoduyla, emek, maliyet ve zaman sürekli olarak geliştirilir, bu da bireyin daha üretken olmasını ve dolayısıyla iş yerinin daha etkin çalışmasını sağlar.

Kurumsal boyutta ise, Kaizen yaklaşımı, şirketin tüm iş süreçlerini sürekli bir iyileştirme döngüsüne sokar. Tüm çalışanlar bu sürece katılır ve herkesin görüşleri dikkate alınır, bu da çalışanların dahil olmasını ve performansını artırır. Şirket içinde Kaizen uygulamaları, daha verimli iş süreçleri, azalan israf ve sonuç olarak artan maliyet tasarrufu hedefler. Bu durum, şirketlerin daha verimli, etkili ve rekabetçi olmalarına katkıda bulunur.

Kaizen yaklaşımı, bireysel ve kurumsal gelişim üzerinde büyük bir etkiye sahip olabilir. Sürekli gelişimi hedefleyen bireyler ve şirketler için Kaizen çok değerlidir. Kaizen anlayışını benimseyen kuruluşlar, sektörlerinde diğer işletmelere göre daha üstün performans sergileyebilirler.