ONAYLI DEFTER NASIL DOLDURULMALI?

Çoğunlukla "İş Güvenliği Tespit ve Öneri Defteri" olarak da bilinen onaylı defter, işveren tarafından tedarik edilip saklanması gereken önemli bir kayıt ve bildirim dokümanıdır.

6331 Sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu ile gündeme gelen onaylı defter, amacı ve kullanım şekli olarak, madencilik sektöründe çok uzun süredir kullanılagelen eski adıyla "Teknik Nezaretçi Defteri", yeni güncellemeyle "Daimi Nezaretçi Defteri" olarak bilinen defterin genel anlamda iş güvenliği uygulamalarına uyarlanmış halidir.

Her ne kadar süreç içinde "Daimi Nezaretçi Defteri" e-devlet üzerindeki "e-maden" uygulaması ile online doldurulur ve onaylanır bir hale gelmişse de, iş güvenliği anlamında "onaylı defter" ne hikmetse henüz bu aşamaya gelememiş durumda.

6331 Sayılı kanunla birlikte kullanılmaya başlayan yine e-devlet üzerindeki "İSG-KATİP" uygulaması, iş güvenliği profesyonellerinin, atanma vb. amaçları için kullanılıyor olsa da, henüz tespit ve öneri defterinin online doldurulma ve onay işlemi İSG-KATİP üzerinden yapılamıyor.

Aslında çok da zor olmayan ve örnekleri mevcut bir online defter uygulaması, pek çok açıdan öncelikle işverenlerin ve sonrasında OSGB yönetimlerinin (ki onlar da İSG hizmeti satan işverenlerdir) hiç mi hiç işlerine gelmiyor.

Onaylı Defter Nedir?

İşyerinde meydana gelebilecek ciddi yaralanma veya ölümlü bir kaza sonrasında, kolluk kuvvetlerinin ve savcının ilk başvurduğu belge işte bu "onaylı defter"dir.

İş Güvenliği Uzmanlarının Yargılanması başlıklı yazımızda da belirtildiği gibi; hem işverenin hem de (nedense) iş güvenliği uzmanının sorumluluklarını yerine getirip getirmedikleri, bu defter ile aydınlatılmaya çalışılıyor.

Çalışma alanında gözetim görevini yapan iş güvenliği uzmanı (işyeri hekimini de dahil edelim), gördükleri tehlikeli durum ve uygulamaları, bu onaylı deftere yazarak, işverene tebliğ etmek durumundalar. Normal şartlarda, kanunen tanımlı görevlerine göre işyerindeki uzman ve hekimler, gözetim ve bildirim sorumluluğu taşıyorlar.

Bu iki aşamalı görev, gözlem yapmak kadar, tespit edilen uygunsuzlukların bir kazaya yol açmadan önce, giderilmesi için, yapılması gerekenlerle birlikte işveren resmi bir belge ile bildirilmesini de içeriyor.

İSG profesyonellerinin sahada gözlemledikleri uygunsuzlukları sözlü olarak işveren veya vekiline bildirimleri bu aşamada yetersiz kalacaktır. En doğru uygulama, onaylı tespit ve öneri defteri üzerinden bu bildirimleri yapmak, daha sonrasında ise geriye dönük olarak uygunsuzlukların giderilip giderilmediğini yine defter kaydı altına almak olacaktır.

Onaylı Defter Neden Sevilmez?

Başta da belirttiğimiz üzere, onaylı defter, işverene işyerindeki uygunsuzlukları, eksiklikleri, yapılması gerekenleri bildiren resmi bir kayıttır. Bunların tamamı işveren için çoğunlukla "gereksiz masraf" olarak anlaşılır. Bildirimi yapan uzman veya hekim ise, işverenin "başına iş açan" kişiler haline gelirler. Bu nedenlerden dolayı, genellikle işverenler onaylı defter bulundurmak istemezler, var olanı gizlerler veya yazılı defteri imzalamazlar. Bu şekilde bildirimlerden haberdar değilmiş gibi davranma hakkı kazandıklarını zannederler.

OSGB'ler tarafında işyerlerinde görevlendirilen birçok iş güvenliği uzmanı ve/veya hekimi, bu tür bildirimler yaptıkları, hatta defteri doldurmak istedikleri için bile işverenler tarafından OSGB yönetimine şikâyet edilirler ve değiştirilmeleri istenir. Gelir kapısından olmak istemeyen OSGB yönetimlerinin kazançlarından vaz geçmektense, istihdam ettikleri İSG profesyonelinden vaz geçmeleri çok daha kolaydır.

Oysa, işyerinde görevli İSG profesyonelini, varlığını bildiği, riskini ölçebildiği bir uygunsuzluğu bildirmeme sorumluluğu çok daha önemlidir.

Çünkü iş güvenliği uzmanının görüp de yazamadığı, söyleyemediği uygunsuzluk nedeniyle oluşacak bir kaza sonrasında hem maddi hem manevi büyük bir sorumluluk altına girmesi kaçınılmazdır.

Böylesi bir durumda, işveren "bana bildirilmemişti" diyerek iş güvenliği uzmanını suçlaması son derece sıradan bir olay olarak kayda geçecektir.

Meydana gelen iş kazası sonrasında, ne "bunları deftere yazma" diyen işveren, ne de "her şeyi yazma, sözlü olarak bildir" diyen OSGB yönetimi, uzun yargı süreci boyunca iş güvenliği uzmanının yanında olacaktır.

Bu nedenle hem çalışanların güvenliği hem de iş güvenliği profesyonellerinin kendi güvenlikleri açısından, tespit edilen uygunsuzlukların onaylı defter aracılığı ile işverene yazılı olarak bildirilmesi tek mantıklı ve uygun davranış olacaktır.

Onaylı Defter Nasıl Doldurulmalıdır?

Tespit ve Öneri Defterleri, çoğunlukla 3 nüsha oto kopili sayfalardan oluşan defterlerdir ve pek çok kırtasiyede satılmaktadır. Sıradan defter özelliğinden kurtulup iş güvenliği anlamında "onaylı defter" statüsünü kazanabilmesi için, İŞKUR il müdürlüklerince (ücretsiz olarak) veya noter tarafından onaylanması gerekmektedir.

Onaylı defterin, temini, onaylanması ve muhafazası işverenin yükümlülüğündedir.

Defter onaylandıktan sonra doldurulurken;

1. Her sayfada SGK işyeri sicil numarasının yazılı olduğundan emin olun.
2. Defteri ayda en az bir kere mutlaka doldurun. İdeal olanı her ziyaret sonrası doldurmak olacaktır.
3. Defterin yazılması atanmış iş güvenliği uzmanı ve işyeri hekiminin görevidir. Mevcutsa bile, diğer sağlık personeli defteri dolduramaz ve imzalayamaz.
4. Sadece uygunsuzlukları değil, giderilmiş eksiklikleri de deftere yazabilirsiniz. Bir önceki ziyaretinizde tespit ettiğiniz bir uygunsuzluk giderilmemişse, tekrar yazmak yerine, ilgili defter sayfasına ve tarihine atıf yapabilirsiniz.
5. Defterin bitmesi, kaybolması vb. durumlarda, işverenin kurumsal e-mail adresine mümkünse "okundu bildirimi" isteyerek mail gönderebilirsiniz. Ancak bu uygulama bir süreliğine yapılabilir, mailde mevcut defterin bittiğini veya kaybolduğunu mutlaka belirtin.
6. Deftere yazdığınız uygunsuzluklar için mutlaka yasal dayanak gösterin.
7. Defteri doldurduktan sonra imzalatmak için işverenin peşinden koşmayın. Yargıtay içtihadına göre (12. Ceza Dairesi 2015/2717 E. , 2016/489 K.) onaylı defter doldurulduğunda işverene tebliğ edilmiş sayılacaktır. İmzalayıp imzalamaması işverenin kendisine kalmıştır.
8. Defter doldurulduktan sonra orijinal sayfa koçanda kalmalıdır. Defteri dolduran iş güvenliği uzmanı ikinci kopya sayfayı alıp muhafaza etmelidir.

Meydana gelen iş kazaları sonrasında iş güvenliği uzmanlarını suçlamak ve şüpheli olarak yargılamak bir rutine dönüştü. Bu gibi bir durumda, iş güvenliği uzmanının görev ve sorumluluklarını yerine getirdiğinin en belirgin kanıtı onaylı defterlerdir. İş kaybetme kaygısıyla göz ardı edilmesi talep edilen defter doldurma yükümlülüğünüzü, herhangi bir kaza sonrasında suçlu pozisyonuna düşmemek için mutlaka yerine getirin.